随着你不断创建和接收项目，你的 Microsoft Outlook 邮箱会逐渐增大。即使你删除项目，Outlook 数据文件 (.pst 和 .ost) 的大小也可能不会与你删除的数据成比例减小。管理邮箱和减小数据文件大小的方法有多种。
管理邮箱
可以使用“邮箱清除”工具查看邮箱和各个文件夹的大小。还可将较旧的项目存档到一个存档 Outlook 数据文件 (.pst) 中并清空“已删除邮件”文件夹。
- 单击“文件”选项卡。
- 单击“清理工具”。
- 单击“邮箱清除”。
- 执行下列任一操作：
- 若要查看邮箱和其中包含的所有文件夹的总计大小，请单击“查看邮箱大小”。
- 若要查找较旧的项目，请选择“查找早于 n 天的项目”，输入一个介于 1 和 999 之间的数字，然后单击“查找”。
- 若要查找较大的项目，请选择“查找大于 n KB 的项目”，输入一个介于 1 和 9999 之间的数字，然后单击“查找”。
- 若要将邮箱中较旧的项目移至存档 Outlook 数据文件 (.pst) 中，请单击“自动存档”。
Outlook 数据文件 (.pst) 保存在计算机上的 Documents\Outlook Files 文件夹中。如果您使用的是 Windows XP，则 .pst 文件保存在 My Documents\Outlook Files 文件夹中。 - 若要查看“已删除邮件”文件夹的大小，请单击“查看已删除邮件的大小”。
- 若要清空“已删除邮件”文件夹，请单击“清空”。
- 若要查看“冲突”文件夹的大小，请单击“查看冲突大小”。
- 若要删除“冲突”文件夹的内容，请单击“删除”。
减小 Outlook 数据文件 (.pst) 的大小
如果从 Outlook 数据文件 (.pst) 中删除项目，该文件将在您不使用计算机而 Outlook 运行时在后台自动进行压缩。您也可以立即手动启动压缩命令。Outlook 数据文件 (.pst) 的压缩过程可能要用几分钟的时间。
- 删除不想保留的所有项目。
- 打开“文件夹列表”视图。在导航窗格的底部，单击“文件夹列表”图标或按 Ctrl+6。
- 在导航窗格中，右键单击“已删除邮件”文件夹，然后单击“清空文件夹”。
- 单击“文件”选项卡。
- 单击“帐户设置”，然后再单击“帐户设置”。
- 在“数据文件”选项卡上，单击要压缩的数据文件，然后单击“设置”。
- 单击“开始压缩”。
减小脱机 Outlook 数据文件 (.ost) 的大小
脱机 Outlook 数据文件 (.ost) 由 Microsoft Exchange Server 帐户独占使用。 如果你删除了大量项目，则减少脱机 Outlook 数据文件 (.ost) 的大小可能可以提高性能。 此过程不会删除保存在运行 Microsoft Exchange Server 的计算机上的任何项目。
- 删除不想保留的所有项目。
- 打开“文件夹列表”视图。在导航窗格的底部，单击“文件夹列表”图标或按 Ctrl+6。
- 在导航窗格中，右键单击“已删除邮件”文件夹，然后单击“清空文件夹”。
- 单击“文件”选项卡。
- 单击“帐户设置”，然后再单击“帐户设置”。
- 在“数据文件”选项卡上，单击要压缩的数据文件，然后单击“设置”。
- 单击“开始压缩”。